Tips & Updates

แนะนำ 7 วิธี Remote Working กับทีมอย่างไรไม่พลาดทุกรายละเอียด

ช่วงนี้เรื่องของการ work from home กำลังเป็นที่นิยมไปทั่วโลกจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีและการระบาดของไวรัส ในยุคปัจจุบันที่ทุกสิ่งเชื่อมโยงถึงกัน หลายๆ สายงาน ไม่ได้ต้องการอะไรมากไปกว่าคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปและสัญญาณอินเตอร์เน็ทดี ๆ ในการทำงาน

อย่างไรก็ตาม การร่วมงานกับทีมที่อยู่กันคนละที่อาจเป็นสิ่งที่ท้าทายอยู่เหมือนกัน โดยเฉพาะคนที่เคยทำงานในออฟฟิศด้วยกันมาก่อนแล้วอยู่ ๆ ต้องเปลี่ยนมาเป็น remote working แทนในระยะเวลากระชั้นชิด เราต่างก็รู้ดีว่าการสื่อสารเป็นปัจจัยสำคัญในการทำงาน ดังนั้น การทำงานให้ประสบความสำเร็จคือการมีช่องทางติดต่อสื่อสารที่เปิดให้ทุกคนเข้าถึงและสื่อสารกับเพื่อนรวมทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อไม่เป็นการเสียเวลา นี่คือทิปส์ที่จะช่วยให้คุณประสานงานกับทีมได้ดีแม้ว่าจะอยู่คนละที่ก็ตาม

1. กำหนดช่วงเวลาที่ทำงานพร้อมกัน(ถ้าเป็นไปได้)

การทำงานที่บ้านนั้นอาจจะทำให้คุณรักษาเวลาในการทำงานได้ยาก หรือเสียโอกาสสำคัญที่จะพูดคุยกับทีมในเวลาที่คุณต้องการความช่วยเหลือ การกำหนดเวลาจะช่วยให้เพื่อนร่วมทีมสามารถโต้ตอบกับเราได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพในขณะที่ยังคงมีอิสระในการทำงานในช่วงเวลาที่ต้องการอยู่ บางครั้งชั่วโมงการทำงานของแต่ละคนอาจจะไม่ตรงกันเนื่องจากอยู่กันคนละประเทศ หากเป็นเช่นนั้น คุณอาจจะลองปรับเวลาให้เหลื่อมกันประมาณ 2-3 ชั่วโมง

2. ทำให้ไฟล์งานหาง่าย

ไฟล์งานที่สำคัญหรือจำเป็นต้องใช้บ่อยต้องสามารถเข้าถึงทางออนไลน์ได้ง่าย เมื่อมีใครสักคนต้องการส่งไฟล์เอกสารที่มีหัวกระดาษของบริษัท หรือทำพรีเซนเตชั่น เขาควรจะรู้ว่าต้องหาไฟล์นั้นจากที่ไหน นอกจากนั้น เวลาที่คุณส่งไฟล์หาใครก็อย่าลืมบอกเขาในหลาย ๆ ช่องทางและส่งลิงก์ต้นฉบับให้ด้วย

3. ประชุมให้ได้ผลลัพธ์ดี

การจัดประชุมทีมรายวันหรือรายสัปดาห์นั้นมีประโยชน์ดี โดยเฉพาะเมื่อเราต้องทำ remote working การทำแบบนี้จะช่วยให้เรายังคงมีส่วนร่วมและได้เจอหน้าแต่ละคนบ้าง นอกจากนั้นยังช่วยให้เราได้รู้ว่ามีใครหรือแผนกไหนต้องการความช่วยเหลือหรือไม่ และถ้าอยากจะเพิ่มสีสันสักหน่อยเพื่อให้แต่ละคนตั้งตารอคอยการประชุมมากขึ้น คุณอาจจะลองตั้งธีมในการประชุมเป็นครั้งคราว เช่น ใส่ชุดดำล้วน หรือ ทำกิจกรรมละลายพฤติกรรมก่อนการสนทนา แต่ก็อย่าลืมว่าการประชุมต้องกระชับ ไม่อย่างนั้นอาจจะมีใครบางคนที่ต้องขอตัวออกจากประชุมก่อนเวลาอันควร

4. บันทึกสิ่งที่ทำในแต่ละวัน

การเขียนบันทึกสิ่งที่ต้องทำเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์และส่งให้ทุกคนได้อ่านทางอีเมลจะช่วยให้ทุกคนต่างรู้ความคืบหน้าของแต่ละคน ทำให้เห็นภาพชัดเจนว่าใครทำอะไรไปแล้วบ้าง โดยเฉพาะเมื่อมีคนจำนวนมากเข้ามาเกี่ยวข้อง ทีแรกอาจจะดูลำบากสักหน่อย แต่ไม่นานมันจะกลายเป็นกิจวัตรที่ทำให้คุณมองเห็นภาพรวมของงานตัวเองได้ดีขึ้น

5. คุยกันให้มากขึ้น

การแชทกันในทีมอย่างสม่ำเสมอในช่องทางที่เตรียมไว้จะช่วยให้สามารถปะติดปะต่องานได้ดี คุณอาจจะต้องสร้างห้องแชทที่แตกต่างกันตามโปรเจ็คหรือจุดประสงค์เพื่อความเป็นระเบียบ แต่ต้องรักษาสมดุลให้ดี เพราะถ้าใช้แพลทฟอร์มเหล่านี้มากเกินไปก็อาจจะเสียเวลางานแทนที่จะได้ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น

6. หากมีคำถามหรือปัญหา ต้องหาทางแก้อย่างเร็วที่สุด

เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณติดขัด ให้ขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมทีมให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ อย่าลืมว่านอกจากห้องแชทและโปรแกรมจัดการโปรเจ็คทั้งหลายแล้ว เราทุกคนน่าจะมีโทรศัพท์มือถือติดตัวอยู่ แค่โทรไปก็ติดต่อได้แล้ว ดังนั้นยิ่งทีมรู้ปัญหาเร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น อย่ามัวลังเล ให้ถามทันที

7. สร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน

ไม่ใช่แค่เรื่องการจัดประชุมเท่านั้น แต่ความเป็นอยู่ที่ดีของสมาชิกในทีมแต่ละคนก็สำคัญ หากคุณเป็นผู้จัดการ คุณอาจจะลองประชุมแบบตัวต่อตัวกับลูกทีมบ้างเป็นครั้งคราวเพื่อแก้ไขปัญหาหรือแสดงความเป็นห่วงในเรื่องต่าง ๆ 

ในทางกลับกัน หากคุณเป็นลูกทีม เมื่อเจอปัญหาอะไรหรือต้องการจะคุยกับใครก็อย่าลืมปรึกษาผู้บังคับบัญชา การจัดกิจกรรมร่วมกัน เช่น ทานอาหารเที่ยงร่วมกันแบบออนไลน์​ เล่นเกมส์แบบร่วมมือกัน หรือตั้ง Netflix Watch Party เพื่อนั่งดูหนังด้วยกันแบบออนไลน์ก็น่าจะช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีได้

ท้ายที่สุดแล้ว

นี่เป็นเพียงทิปส์ตัวอย่างที่คุณสามารถนำไปลองใช้กับทีมและปรับให้เข้ากับวัฒนธรรมขององค์กรได้ตามความเหมาะสม แต่ต้องอย่าลืมว่าคุณต้องสื่อสารกันทุกครั้งที่มีข้อสงสัย คำถาม ฟีดแบ็ค หรือเรื่องที่ต้องอัพเดท และพยายามสื่อสารอย่างชัดเจนให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ทุกคนทำงานได้อย่างราบรื่นไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม บางครั้งมันอาจจะต้องลงแรงมากขึ้นสักหน่อย แต่เชื่อเถอะว่า การสื่อสารที่ดีนั้นช่วยได้จริง ๆ

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *